e-poľnohospodár

Slovenská poľnohospodárska univerzita zachováva pre budúce generácie písomné, obrazové, zvukové a iné materiály s trvalou dokumentárnou hodnotou, ktoré vznikli počas jej činnosti. Nachádzajú sa v archíve SPU, ktorý sídli na Štúrovej ulici v budove Slovenskej poľnohospodárskej knižnice. O tomto odbornom pracovisku, ako aj o ochrane, sprístupňovaní a využívaní archívnych dokumentov sme sa porozprávali s archivárkou ANNOU LIGAČOVOU, ktorá tu pracuje už jedenásť rokov.

V čom spočíva činnosť archívu?
Naše pracovisko je archívom pre celú SPU a registratúrnym strediskom pre rektorát. Fakulty majú svoje registratúrne strediská pri jednotlivých dekanátoch, do archívu dávajú len trvalo archívne dokumenty, ostatné záznamy a spisy sa vyraďujú cez registratúrne stredisko. Do trvalej archívnej starostlivosti sú určené záznamy so znakom A - Archív, čo značí, že majú historicko-dokumentárnu hodnotu. Medzi takéto spisy sú zaradené napríklad habilitácie docentov, obhajoby a profesúry. Majetkovo-právne dokumenty majú úložnú lehotu desať rokov a potom ich preraďujeme do trvalého archívu.

V registratúrnom stredisku je veľa záznamov a spisov, ktoré treba archivovať od 45 do 70 rokov a až po tejto dobe ich môžeme vyradiť. Sú to napríklad karty absolventov, záznamy o skúškach, štátnych záverečných skúškach, osobné údaje študentov a zamestnancov univerzity, ale aj štatistické údaje, zápisnice zo zasadnutia kolégia rektora, dekanov a akademických senátov SPU, množstvo rôznych rozhodnutí súvisiacich s chodom univerzity. Personálna agenda, ako sú osobné spisy zamestnancov, karty absolventov, výsledky štátnych záverečných skúšok sa ukladajú do dovŕšenia 70. roka života osoby v spise. Stáva sa, že takéto materiály ľudia občas stratia a my im vydávame kópie z nich. Archivujeme aj záznamy študentov, ktorí navštevovali našu univerzitu, ale nedokončili ju. Práve títo ľudia často žiadajú vyhľadanie spisu kvôli započítaniu štúdia pri odchode do dôchodku. Zo 100 percent písomností je len 10 až 15 percent takých, ktoré majú trvalú archívnu hodnotu, ostatné sú len s úložnými lehotami. Spisy a záznamy, ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť SPU a ktorým uplynuli lehoty uloženia, archív vyraďuje.

V septembri minulého roku vošiel do platnosti nový registratúrny poriadok a plán, archívny a bádateľský poriadok SPU...
Je to vnútorný predpis SPU podpísaný rektorom univerzity, a je nutné, aby ho všetky pracoviská dodržiavali. Sú v ňom zakomponované všetky informácie a pokyny súvisiace s manipuláciou registratúrnych záznamov.

Aké sú základné pravidlá pri nazeraní do spisu a vypožičaní?
Keď pracovisko požiada o záznamy, ktoré vznikli na organizačnom útvare, sme povinní ich vyhľadať. Ak chce nazrieť do archívu niekto zvonka - mimo univerzity, alebo si chce vypožičať knihy, musí písomne požiadať kvestorku, ktorá mu na to dá súhlas. Zamestnanci organizačného útvaru, z ktorých činnosti spis vznikol, si ho vypožičiavajú bez osobitného povolenia. Ak si chcú vypožičať spis iného organizačného útvaru, musia mať povolenie vedúceho zamestnanca organizačného útvaru, ktorému spis patrí. Pri štúdiu archívnych dokumentov je bádateľ povinný dodržiavať pokyny zamestnanca archívu.

Dlhodobé uschovanie dokumentácie si vyžaduje optimálne priestory. Sú podľa vás priestory archívu vyhovujúce?
V súčasnosti sa archív nachádza na treťom poschodí, nie je tam výťah, takže prístup do jeho priestorov je obtiažny a fyzicky náročný. Dúfame, že po dobudovaní priestorov knižnice sa presťahujeme na prízemie, čo by skvalitnilo našu prácu. Priestory v archíve spĺňajú bezpečnostné kritériá, skladové priestory v šiestich miestnostiach poskytujú optimálne uskladnenie, ktoré chráni najdôležitejšiu dokumentáciu proti extrémnym teplotám, vlhkosti, prachu a znečisteniu. V archíve máme uložených a spravovaných 182 bežných metrov archívnych záznamov, ktoré sa nachádzajú v piatich stovkách archívnych škatúľ. Sú to špeciálne škatule, ktoré v prípade požiaru nehoria, ale tri hodiny iba tlejú. Okrem toho nám umožňujú udržiavať dôležitú dokumentáciu správne uloženú a ľahko prístupnú.

Neuvažuje sa o archivovaní dokumentov formou digitalizácie na CD a DVD médiá?
Digitálne archívy síce šetria priestory a uľahčujú prístup k uloženým informáciám, takýto postup sa už začína uplatňovať v archívoch a na univerzitách na Slovensku. Môj osobný názor je však taký, že papier je len papier...

Aký je postup pri vyraďovaní a likvidácii záznamov a spisov?
Návrhy na vyradenie predkladá univerzita. Nijaký záznam a spis sa nesmie vyradiť pred uplynutím lehoty. Proces vyraďovania prebieha v pravidelných intervaloch dohodnutých so Štátnym oblastným archívom v Ivanke pri Nitre. Vyradenú dokumentáciu vozíme do lisu v Zberných surovinách na Kyneku, kedysi sme ju spaľovali v Bošanoch. Z legislatívnych a bezpečnostných dôvodov spisy nemôžeme vyhodiť do zmiešaného odpadu. Dokumenty sa zlisujú, a tým sa znehodnotia natoľko, že nie je možný postup vedúci k odhaleniu obsahu spisov. Celý proces lisovania prebieha za našej prítomnosti.

Každodenne pracujete s archívnymi dokumentmi. Aké záznamy alebo spisy vás zaujali?
Je ich viacero. Z môjho pohľadu sú pozoruhodné staršie spisy z 50-tych rokov, rozhodovania o výbere miesta pre výstavbu areálu školy a projekčné materiály. Dnes už len staršia generácia vie, že sa uvažovalo o viacerých plochách, napríklad na Šindolke, či v žrebčíne (v oblasti dnešného Polygónu). Zaujímavé sú aj osobné spisy renomovaných odborníkov, najmä ich habilitačné práce a publikačná činnosť, ale aj spisy politikov, napríklad bývalý minister poľnohospodárstva SR, dnes europoslanec Peter Baco alebo súčasný minister pôdohospodárstva Miroslav Jureňa sú absolventmi našej univerzity. V neposlednom rade si rada prezriem protokolárne knihy, je v nich zaevidovaná všetka pošta, ktorá prišla do podateľne. Každý rok sa zakladá nová protokolárna kniha, v archíve sa nachádzajú všetky od roku 1952. Len pre porovnanie, v roku 1957 bolo 3700 podaní, v súčasnosti má SPU vyše 30-tisíc podaní ročne.

RENÁTA CHOSRAVIOVÁ

Záznam z 8. novembra 1954 zo zasadnutia na plánovacej komisii KNV, kde bol zrušený stavebný obvod pre novostavbu VŠP na Šindolke: "Rozhodlo sa, že alternatíva Nitra - Šindolka nevyhovovala hlavne z hľadiska budúcej výstavby Nitry a vytvára satelit mimo mesta bez verejného vybavenia. Alternatíva Šindolka bola prevažne väčšinou hlasov nedoporučená."
(Zo spisu o zrušení výstavby VŠP na Šindolke)

Záznam z porady o návrhoch umiestnenia Vysokej školy poľnohospodárskej v Nitre konanej dňa 26. februára 1955 na Slovenskom plánovacom úrade v Bratislave: "Skúmané boli dva návrhy umiestnenia VŠP - na Šindolke a na Letisku. Krajský národný výbor pôvodne súhlasil s umiestnením na Šindolke, no v jeseni 1954 po zvážení ďalších rozborov a podmienok umiestnenia došiel k názoru, že VŠP treba umiestniť na Letisku - najmä preto, aby bola v strede mesta a vytvorila jednu zo základných zložiek budúcej Nitry. Z hľadiska urbanistického vývoja mesta javí sa priaznivejšie umiestnenie školy na Letisku."
(Zo spisov o výstavbe VŠP na Letisku)

"Záznam z dokumentu Štátneho projektového ústavu Nitra, 1956. Porotou doporučený areál Žrebčínec-sústredenie prevedených budov docielené nie je. Dôvody: súťaž dokázala, že nie je možné všetky budovy umiestniť na tom areáli alebo len pri rozsiahlej asanácii ďalších plôch. Ekonómia: znovuvystavanie nových budov činí viacnásobné výdavky pre demoláciu. Z verejných investícií celkom zostáva len Hlavná trieda mesta, inštalovaný kanál a vodovod, pričom ešte nie je celkom objasnená záležitosť zásobovania elektrickým prúdom. Prostredie: nie je vhodné - pozemok je vtesnaný medzi Stalingradskú ulicu a telesom ČSD, ku ktorému pribudne autobusové nádražie. Možnosť nehatenej výstavby nie je daná a bude brzdená novou výstavbou závodu Úsvit - nábytok."
(Zo spisu o zrušení výstavby VŠP na Žrebčíne)