kniznica17 Podmienkou kvalitných služieb Slovenskej poľnohospodárskej knižnice (SlPK) je knižnično-informačný systém (KIS). Inštitúcia patrila medzi priekopníkov automatizácie na Slovensku a ako jedna z prvých ponúkala katalóg a výpožičné služby prostredníctvom internetu.

Používané systémy však postupne zostarli a nastal čas na zmenu. V minulom roku prebehla v knižnici implementácia nového komplexného systému (Advanced Rapid Library - ARL), ktorý pokrýva všetky knižničné činnosti - od nákupu kníh, cez evidenciu dochádzajúcich časopisov, registráciu publikačnej činnosti až po komunikáciu s čitateľmi. Čo viedlo k zavedeniu nového systému a aké zmeny sa dotknú používateľov, sme sa spýtali PhDr. ĽUBICE JEDLIČKOVEJ, systémovej knihovníčky a vedúcej implementačného tímu.

- Nasadenie komplexného KIS v našej knižnici bol náročný proces, ktorý je v súčasnosti vo svojej finálnej fáze. Systém nebol pre nás úplnou novinkou. Od roku 2003 sme používali jeden z jeho modulov, evidenciu publikačnej činnosti, preto sme čiastočne boli pripravení na to, čo nás čaká. Implementáciu sme spustili v roku 2006. Systém sa skladá z niekoľkých relatívne samostatných modulov - napr. modul Akvizícia (objednávky a nákup literatúry), Katalogizácia (knihovnícke spracovanie dokumentov), Seriály (evidencia dochádzajúcich časopisov) a pod. Moduly sa implementovali postupne, vyvrcholením bolo spustenie modulu Výpožičky, kde sa najlepšie otestovala funkčnosť a spoľahlivosť systému. Zo starého výpožičného systému na nový sme prešli takmer plynulo, iba s minimálnymi obmedzeniami pre čitateľov. Zásadným bodom bola konverzia dát, prechod údajov z databáz v starých systémoch do nového. Konvertovali sa napr. údaje zo starého elektronického katalógu, údaje o výpožičkách a čitateľoch. Vďaka konverzii sa nestratilo nič z práce, ktorá bola urobená v predošlých rokoch.

Ako systém funguje?
- V module Akvizícia sa zaregistruje objednávka knihy. Po jej doručení do knižnice sú údaje z tohto modulu prevzaté do modulu Katalogizácia a publikácia je spracovaná do fondu. Od momentu doručenia do knižnice ju používateľ vidí v katalógu na webe, aj keď ešte nie je kompletne spracovaná a nedá sa požičať. V spracovaní nových dokumentov sa vyskytujú určité zdržania, pretože medzinárodné normy, ktoré sme začali aplikovať v novom systéme, sú náročnejšie a vyžadujú dôkladnejší prístup. Na druhej strane, dobre spracovaný dokument môže používateľ rýchlejšie a ľahšie vyhľadať. Hneď pri spracovaní sa ku konkrétnej publikácii doplní informácia, kde bude umiestnená (v sklade, v študovni, v čiastkovej knižnici) a či sa bude dať požičať iba v knižnici (prezenčne), alebo aj mimo nej (absenčne).

Aké sú základné benefity vo vzťahu k používateľovi?
- Z hľadiska používateľa je najvýznamnejšou zmenou možnosť pracovať s jedným systémom - bez ohľadu na to, či si chce požičať literatúru alebo iba vyhľadávať (rešeršovať) v knižničných databázach. V systéme ARL poskytuje katalóg na webe (hovorí sa mu IPAC - Internet Public Access Catalogue) oveľa viac informácií. Osobitne možno vyhľadávať vo fonde študovní, možno nájsť informácie o publikáciách v čiastkových knižniciach na katedrách, zobrazujú sa informácie o predpokladanom návrate požičanej literatúry a pod. Systém môže komunikovať s používateľmi prostredníctvom e-mailu. Automaticky zasiela napr. informácie o rezerváciách, upomienky a pod. Preto je dôležité, aby súčasťou údajov o používateľoch bola aj ich spoľahlivá e-mailová adresa. Oproti minulosti pribudla čitateľom možnosť predĺžiť si výpožičky a možnosť rezervovať si dokument, ktorý je práve požičaný. Systém umožňuje osobitné nastavenie niektorých parametrov, napr. výpožičné lehoty pre zamestnancov univerzity sú dlhšie ako pre bežných používateľov. Významné sú zmeny v rešeršovaní. Keď čitateľ nájde v knižničných databázach zaujímavú literatúru, môže si vyhľadané údaje vo forme textového súboru uložiť, vytlačiť alebo poslať na svoju e-mailovú adresu. Možností, ktoré systém poskytuje je však oveľa viac, záleží najmä na používateľovi, či ich všetky dokáže využiť.

Koľko dokumentov je spracovaných v online katalógu SlPK?
- V súčasnosti je to 160-tisíc záznamov, čo v prepočte na dokumenty predstavuje takmer 300-tisíc knižničných jednotiek, z celkového počtu 530-tisíc, ktoré knižnica vlastní. Okrem nových publikácií spracúvame retrospektívne aj staršiu literatúru, máme v úmysle zamerať sa na najstarší fond, kde sú mimoriadne zaujímavé publikácie zo začiatku 20. storočia. Databáza publikačnej činnosti tvorí okolo 90-tisíc záznamov a novinkou je, že v súčasnosti sa v nej spracúvajú aj ohlasy - citácie. V online katalógu sú spracúvané aj aktuálne odoberané časopisy, používateľ môže sledovať, ktoré čísla už boli dodané. Dôležité je, že systém vie pracovať s elektronickými dokumentmi. Súčasťou údajov v katalógu na webe môže byť aj linka na plný text, ak ho knižnica má k dispozícii.

Zmenila sa prechodom na ARL aj filozofia práce s čiastkovými knižnicami (ČK) na katedrách a pracoviskách univerzity?
- Otázka implementácie nového systému pre ČK ešte nie je doriešená. Mnohé nie sú automatizované vôbec, iné používajú systém, ktorý so súčasným riešením nie je kompatibilný. Do konca roku 2008 by sme radi s dodávateľskou firmou našli vhodné riešenie. Prínosom systému ARL pre čiastkové knižnice v súčasnosti je už spomínaná možnosť vyčleniť ich fond ako samostatný zdroj na úrovni subdatabázy v online katalógu.